Daten aus eDokumenten erfassen

• 06/03/2024
• 12 Minuten Lesedauer

Mit Continia eDokumente können jetzt mehr Daten als zuvor erfasst werden, die Endbenutzer für die Einrichtung und Verwendung von Vorlagen verwenden können. Dadurch kann die Herkunft besser identifiziert werden und im Belegjournal stehen dadurch mehr Optionen zur Verfügung.

Bisher wurden in Continia Document Capture eingehende XML-Dokumente durch die Verwendung von XML-Pfaden verarbeitet. Sowohl für Identifikationsvorlagen als auch für Herkunftsvorlagen wurden XML-Pfade verwendet, um anzugeben, wo die verschiedenen Felder oder Zeilen in jedem eingehenden XML-Dokument zu finden sind. In Continia eDokumente wurden diese XML-Pfade durch eDokumente-Tabellen ersetzt, die eine größere Flexibilität bei elektronischen Formaten bieten.

Auf den Karten für XML-Identifikationsvorlagen wurde das Inforegister Felder und die Liste von Feldern mit entsprechenden XML-Pfaden durch das Inforegister eDokument-Herkunftsidentifikation ersetzt, das eine Liste mit eDokumente-Tabellen enthält. Auf den Karten für XML-Herkunftsvorlagen wurden die Bereiche Rechnung und Gutschrift im Inforegister Allgemein durch den Bereich eDokumente ersetzt, der Kopf- und Zeilentabellen für eDokumente anstelle von XML-Pfaden verwendet, um Daten zu identifizieren und zu erfassen.

Herkunftsidentifikation

XML-Identifikationsvorlagen werden zur Identifikation von Debitoren und Kreditoren verwendet, was auch als Herkunftsidentifikation bezeichnet wird. Um dies zu optimieren, wurde in Continia eDokumente in diesen Vorlagen eine neue Funktion hinzugefügt, auf die über die Vorlagenkarte der Identifikationsvorlagen im Inforegister eDokument-Herkunftsidentifikation zugegriffen werden kann.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mehr Identifikationsparameter zu verwenden und diese Ihren Bedürfnissen und Wünschen entsprechend anzupassen. Für jeden Identifikationsparameter steht eine Vielzahl unterschiedlicher eDokumente-Tabellen zur Auswahl sowie Felder aus jeder Tabelle und Felder für Kreditoren/Debitoren. So können Sie genau angeben, wie Continia eDokumente den Kreditor/Debitor identifizieren soll und nach welchen Feldern in eingehenden Dokumenten gesucht werden soll.

Eine Reihe typischer eDokument-Tabellenfeldpositionen für Global Location Numbers (GLNs) und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern wurden standardmäßig eingerichtet. Sie können diese einfach anzeigen oder bearbeiten, indem Sie der Anleitung unten unter So können Sie eine XML-Identifikationsvorlage anzeigen oder bearbeiten weiter unten folgen.

So können Sie eine XML-Identifikationsvorlage anzeigen oder bearbeiten

Um eine XML-Identifikationsvorlage anzuzeigen oder zu bearbeiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Öffnen Sie die entsprechende Belegkategorie – beispielsweise EINKAUF – indem Sie die Kategoriezeile (nicht den Code) auswählen und anschließend in der Aktionsleiste Bearbeiten auswählen.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste der Vorlagen die XML-Identifikationsvorlage aus, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten (wie zum Beispiel EBILLING-ID), und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Im Inforegister eDokument-Herkunftsidentifikation können Sie sehen, wie die standardmäßigen Identifikationsparameter eingerichtet sind. Sie können diese folgendermaßen bearbeiten:
   • Um einen neuen Identifikationsparameter hinzuzufügen, wählen Sie Neue Zeile in der Inforegister-Titelleiste aus oder wählen Sie einfach die leere Zeile am Ende der Liste aus und füllen Sie dann die Tabellenfelder in jeder Spalte nach Bedarf aus.
   • Um einen Identifikationsparameter zu löschen, wählen Sie Zeile löschen in der Inforegister-Titelleiste aus.
   • Um einen vorhandenen Identifikationsparameter zu bearbeiten, wählen Sie das Tabellenfeld aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann die drei Punkte auf der rechten Seite des Felds aus, um eine Objekte/Felder-Lookup-Seite zu öffnen. Wählen Sie auf dieser Seite die eDokumente-Tabelle oder das eDokumente-Feld aus, das Continia eDokumente zur Identifizierung des Kreditors/Debitors verwenden soll, und klicken Sie dann auf OK.

Feldzuordnung und Detailseiten für Kopffelder von Herkunftsvorlagen

Herkunftsvorlagen sind an eine bestimmte Herkunft (zum Beispiel einen Kreditor) gebunden und werden von Document Capture zum Erfassen, Validieren und Registrieren von Dokumenten verwendet. Mit Continia eDokumente können Sie Herkunftsvorlagen beliebig anpassen, indem Sie alle Vorlagenkopffelder so einrichten, dass es bestimmte Daten aus einem eingehenden XML-Dokument erfasst werden. Sie können außerdem von jedem Kopfzeilenfeld aus eine Verknüpfung zu einer bestimmten Seite mit weiteren Details herstellen.

Um Vorlagenkopffelder zum Erfassen bestimmter Daten zu konfigurieren, verwenden Sie die Funktion Aus eDokument erfassen. Damit werden alle Felder aufgelistet, die die XML-Struktur zwischen einem bestimmten Dokument und den verschiedenen Tabellen zugeordnet hat. Beispielsweise stehen Ihnen möglicherweise folgende Tabellen zur Auswahl:

• eAbrechnungskopf
• Parteiinformationen – Kreditor
• Parteiinformationen – Debitor
• Parteiidentifikation – Kreditor
• Parteiidentifikation – Debitor
• Zahlungsmittel
• MwSt.-Zwischensumme
• Beleghinweis

Sie können zwischen den Feldern aller Tabellen frei wählen, wenn Sie Tabellenfelder bestimmten Vorlagenkopffeldern zuordnen. Beispielsweise können Sie das Vorlagenkopffeld Buchungsbeschreibungszeile dem Feld Zahlungsbedingungshinweis aus der Tabelle eAbrechnungskopf zuordnen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zeilenbuchungsbeschreibung immer die Dokumentdaten erfasst, die sich in diesem bestimmten Tabellenfeld befinden.

Um einem Kopffeld einen Link zu einer bestimmten Seite mit weiteren Details hinzuzufügen, verwenden Sie die Funktion eDokumente-Detailseite. Dies ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Sie können dem Benutzer weitere Informationen zur Verfügung stellen, die für das angegebene Kopffeld relevant sind.
• Sie können es dem Benutzer ermöglichen, aus vorgegebenen Optionen auszuwählen, um ein bestimmtes Feld näher zu bestimmen.

Sie können die Funktion beispielsweise verwenden, um das Kopffeld MwSt.-Betrag mit einer Seite zu verknüpfen, die mehr Informationen zum Mehrwertsteuersatz, zur Mehrwertsteuersystem-ID und ähnlichen Informationen enthält. So können Benutzer nicht nur den Betrag sehen, sondern außerdem zusätzliche Informationen zur Mehrwertsteuer. Sie können dem Benutzer mit dieser Funktion beispielsweise auch mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Angabe der Zahlungsmethode anbieten.

Der folgende Abschnitt So ordnen Sie Felder zu und richten Detailseiten ein enthält eine Anleitung, wie Sie die oben beschriebene Funktion einrichten können.

So ordnen Sie Felder zu und richten Detailseiten ein

Um Vorlagenkopfzeilenfeldern bestimmten Tabellenfelder zuzuordnen und/oder Detailseiten für bestimmte Kopfzeilenfelder einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Öffnen Sie die entsprechende Belegkategorie – beispielsweise EINKAUF – indem Sie die Kategoriezeile (nicht den Code) auswählen und anschließend in der Aktionsleiste Bearbeiten auswählen.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste der Vorlagen die XML-Vorlage aus, die Sie konfigurieren möchten, und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Wählen Sie im Inforegister Felder das Kopffeld aus, das Sie konfigurieren möchten. Dadurch wird die Vorlagenfeldkarte geöffnet.
5. Gehen Sie im Inforegister Allgemein zum Abschnitt eDokumente.
6. Wenn Sie das ausgewählte Kopfzeilenfeld einem bestimmten Tabellenfeld zuordnen möchten, wählen Sie das Feld Aus eDokument erfassen aus, um die entsprechende Seite zu öffnen. Suchen Sie in der Liste der eDokumente-Tabellen die entsprechende Tabelle und wählen Sie dann das Tabellenfeld aus, dem Sie das Kopfzeilenfeld zuordnen möchten.

   Hinweis

   Das ausgewählte Feld wird dem Feld Aus eDokument erfassen als Link hinzugefügt (der Name der ausgewählten eDokumente-Tabelle gefolgt vom Namen des ausgewählten Tabellenfelds). Über diesen Link können Sie Ihre Auswahl bei Bedarf später bearbeiten.

   Wenn Sie ein Tabellenfeld aus einer eDokumente-Tabelle ausgewählt haben, das doppelt vorhanden ist, wird das Feld Anzahl von Filtern unten automatisch ausgefüllt, um die genaue Position des ausgewählten Felds anzugeben. Beispiel: Es gibt es zwei Tabellen Parteiinformationen (eine für Kreditoren und eine für Debitoren. Wenn Sie aus einer dieser Tabellen ein Feld auswählen, wird im Feld Anzahl von Filtern angezeigt, um welches Feld es sich handelt.

7. Um einen Filter anzuwenden, wählen Sie das Feld Anzahl von Filtern aus, um die Seite Tabellenfilter zu öffnen, die alle Felder für die Tabelle auflistet, die Sie oben unter Aus eDokument erfassen ausgewählt haben. Suchen Sie das Feld, nach dem Sie filtern möchten, und geben Sie dann in der Spalte Filter den gewünschten Filter ein oder wählen Sie ihn aus.
8. Wenn der Feldwert das Ergebnis einer Operation ist, die mit anderen Dokumentdaten durchgeführt wurde, geben Sie die Art der Operation in Wertoperation an. Sie können zwischen drei Optionen wählen:

   Option	Beschreibung
   Summe	Addiert die Werte des ausgewählten Felds und der entsprechenden Felder für alle Datensätze in der Tabelle, die Sie oben in Schritt 6 ausgewählt haben.
   Anzahl	Zählt die Anzahl der Datensätze in der Tabelle, die Sie oben in Schritt 6 ausgewählt haben.
   Existiert	Gibt an, ob der Datensatz in der Tabelle vorhanden ist, die Sie oben in Schritt 6 ausgewählt haben.

9. Geben Sie auf der eDokumente-Detailseite an, welche Details (sofern vorhanden) Sie den Benutzern im Abschnitt Belegkopf des Belegjournals anzeigen möchten:
   • Wenn es sich bei dem ausgewählten Feld um einen Feldtyp handelt, bei dem Benutzer aus mehreren Optionen auswählen können (z. B. Zahlungsmittel), wählen Sie das Feld aus, um eine Liste mit Optionen zu öffnen, und wählen Sie dann die Optionen aus, die den Benutzern angezeigt werden sollen.
   • Wenn es sich bei dem ausgewählten Feld um einen anderen Feldtyp handelt, wählen Sie das Feld aus, um eine Liste mit Seiten zu öffnen. Wählen Sie dann die Seite aus, auf die der Link verweisen soll, um den Benutzern weitere Informationen zu dem Feld bereitzustellen.