Einführung in Suchregeln

• 20/08/2024
• 3 Minuten Lesedauer

Wenn in den Bankkontoabstimmungszeilen nicht genügend Details für eine Übereinstimmung anhand von Datum und Betrag vorhanden sind, können Sie Suchregeln einrichten, um übereinstimmende Posten anhand von Text zu identifizieren. Suchregeln helfen bei der Identifizierung von Konten, indem sie sowohl in der Bankkontoabstimmung als auch im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt nach bestimmtem Text in der importierten Transaktion suchen.

Sie können benutzerdefinierte Regeln erstellen, um Konten anhand von Textkriterien zu finden und festzulegen, wo das System suchen soll. Standardsuchfelder enthalten Beschreibungen und zusätzliche Informationen. Sie können jedoch auch Vorlagen für präzisere Suchen anpassen. Suchregeln gelten für verschiedene Kontotypen, z. B. Sachkonten, Banken, Debitoren, Mitarbeiter und Kreditoren. Sobald Sie diese Regeln eingerichtet haben, unterstützen sie den Abgleichprozess, indem sie Transaktionen oder Dateneinträge basierend auf den definierten Kriterien automatisch bestimmten Konten zuordnen.

Der Prozess:

1. Suchregeln definieren – Fügen Sie Suchregeln hinzu oder verwenden Sie Vorlagen, um Suchfelder und Filter zu definieren und Bedingungen für die Regelanwendung festzulegen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Suchregeln finden Sie im Artikel Suchregeln einrichten.
2. Abgleich und Buchung – Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, werden der Abstimmungszeile Kontoart und -nummer zugewiesen. Suchregeln können auch Buchungsdetails wie Dokumenttyp, Dimensionen und Buchungsgruppen anpassen.

Die Suchregeln bestimmen die Erstellung von Buch.-Blattzeilen bzw. die Durchführung von Buchungen, je nachdem, ob Sie in der Bankkontoabstimmung oder im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt arbeiten.

• Wenn Sie Bankkontoabstimmung verwenden, werden anhand der Suchregeln Buch.-Blattzeilen erstellt. Abhängig von Ihren Einstellungen in der Banking Import Einrichtung wird die Buch.-Blattzeile automatisch erstellt oder Sie müssen dies manuell mit der Aktion Buch.-Blattzeilen aus Suchregel erstellen auf der Seite Prüfung des Zahlungsausgleichs oder der Seite Bankkontoabstimmung auslösen. Auf der Bankkontoabstimmung-Seite können Sie entscheiden, ob Buch.-Blattzeilen für den ausgewählten Datensatz, alle Datensätze oder aktive Datensätze erstellt werden sollen.
• Im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt legen die Suchregeln fest, wie Zahlungen verarbeitet werden. Sie passen den angewendeten Betrag und die Anzahl der übereinstimmenden Posten in der Kontoauszugszeile an. Wenn diese Anpassung vorgenommen wird, ändert sich der Abstimmungsstatus der Zeile in „Abgeschlossen“, was bedeutet, dass sie zur Buchung bereit ist.