Umgang mit Rücklastschriften
Wird eine Lastschriftzahlung nach der ersten Bearbeitung von der Bank zurückgewiesen, muss sie identifiziert, zugeordnet und entsprechend weiterverarbeitet werden.
Continia Banking bietet Tools zur Verwaltung von Rücklastschriften, sobald diese erkannt und zugeordnet wurden. Sie können das System so konfigurieren, dass diese Transaktionen je nach Ihren Anforderungen automatisch oder manuell verarbeitet werden.
So richten Sie die Bearbeitung von Rücklastschriften ein
So aktivieren und konfigurieren Sie die Verarbeitung von Rücklastschriften:
- Aktivieren Sie auf der Seite Banking Import Einrichtung auf dem Inforegister Rücklastschrift > Rücklastschrift-Abgleich.
- Wählen Sie im Feld Standardverarbeitungstyp für Rücklastschriften eine der folgenden Optionen aus, um übereinstimmende Rücklastschriften zu verarbeiten:
- Auf ursprüngliche Zahlung anwenden – Die ursprüngliche Rechnung und Zahlung werden storniert, anschließend wird die offene Zahlung der Rücklastschrifttransaktion im Rahmen der Abstimmung zugeordnet. Optional können Sie die Rechnung mithilfe der konfigurierten Einstellung in der Banking Import Einrichtung auf Abwarten setzen.
- Ursprüngliche Zahlung stornieren – Storniert die gesamte Zahlung entweder mit dem ursprünglichen Buchungsdatum oder dem Datum des Kontoauszugs. Der Stornoposten wird automatisch gebucht und abgeglichen.
- Auf Konto anwenden – Lässt die ursprüngliche Transaktion unverändert und verbucht die Rücklastschrift als Gutschrift auf das Konto.
- Wählen Sie unter Methode zur Bearbeitung von Rücklastschriften entweder Manuell oder Automatisch aus. Wenn die Option Automatisch ausgewählt ist, erfolgt die Rücklastschriftverarbeitung vollständig automatisiert im Rahmen des regulären Abgleichvorgangs.
- Verwenden Sie das Feld Abwarten, um die Rechnung automatisch in den Wartezustand zu versetzen, wenn die Rechnung aufgrund der Rücksendung wieder geöffnet wird. Dies gilt bei Verwendung der Optionen Auf ursprüngliche Zahlung anwenden oder Ursprüngliche Zahlung stornieren.
- Wenn Sie Ursprüngliche Zahlung stornieren ausgewählt haben, können Sie das Feld Stornobuchungsdatum verwenden, um das für die Stornierung verwendete Datum zu bestimmen. Optionen sind: Auszugsdatum und Buchungsdatum.
So verarbeiten Sie Rücklastschriften
Nachdem eine Rücklastschrift identifiziert und zugeordnet wurde, können Sie sie mit der in der Banking Import Einrichtung definierten Methode verarbeiten. Sie können den Vorgang von verschiedenen Stellen aus starten:
- Seite Prüfung des Zahlungsausgleichs – Auf dieser Seite werden im Abschnitt Rücklastschriftposten die Rücklastschriften für Sie mit dem Rückgabegrundcode und der Rückgabegrund Beschreibung aufgelistet. Sie können eine ausstehende Rücklastschrift auswählen und in der Aktionsleiste Rücklastschrift verarbeiten auswählen, um diese zu verarbeiten.
- Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt – Wählen Sie die Zeile oder mehrere Zeilen mit dem Status Rücklastschrift aus und wenden Sie den automatischen Ausgleich an. Der Status ändert sich nun zu Ausstehende Rücklastschriften. Wählen Sie in der Aktionsleiste Rücklastschrift bearbeiten aus.
- Bankkontoabstimmung – Wählen Sie die Zeile oder mehrere Zeilen aus und wählen Sie Rücklastschrift bearbeiten.
Nach der Verarbeitung ändert sich der Zeilenstatus je nach gewählter Verarbeitungsmethode:
- Bei Stornierung:
- Der Status ändert sich zu Abgeschlossen.
- Bei erneutem Ausgleich oder unverändert:
- In der Bankkontoabstimmung kann sich der Status auf zu buchendes Zlg.-Eing. Buch.-Blatt ändern. Dies bedeutet, dass die Rücklastschrift verarbeitet wurde, aber weitere Maßnahmen erforderlich sind, um die Transaktion abzuschließen.
- Im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt ändert sich der Zeilenstatus direkt auf Abgeschlossen, unabhängig von der Art der Verarbeitung.