Managing Electronic Documents in Germany
As a customer in Germany, you can send electronic documents either by email (as attached files) or through the PEPPOL eDelivery Network. To promote the general adoption of PEPPOL, the German authorities mandate that all public authorities must be able to receive electronic documents through the PEPPOL eDelivery Network.
Am 22. März 2024 wurde ein neues Gesetz verabschiedet, das die elektronische B2B-Rechnungsstellung in EN16931-konformen Formaten bis Januar 2028 vorschreibt.
Wichtig
Der deutsche Bundesrat hat am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt, das die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro und ab Januar 2028 für Unternehmen mit Umsätzen unter dieser Schwelle verpflichtend macht. Ab Januar 2025 müssen allerdings alle Unternehmen für den Empfang elektronischer Rechnungen bereit sein.
Seit dem 27.11.2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland (Länder) verpflichtet, die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen. Die Übermittlung elektronischer Dokumente kann über das Peppol eDelivery-Netzwerk oder über Portale wie ZER (Zentrale Rechnungseingangsplattform), OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) oder andere lokale Portale erfolgen.
Hinweis
EN16931 ist eine europäische Norm, die eine gemeinsame semantische Struktur für elektronische Rechnungen festlegt, um eine konsistente Interpretation und Verarbeitung über verschiedene Systeme hinweg zu gewährleisten. Elektronische Formate wie XRechnung, Peppol BIS 3.0 und ZUGFeRD sind konform mit diesem Standard.
In der folgenden Tabelle sind der aktuelle Regulierungsstand und der zukünftige Ausblick für die Sektoren B2G, B2B und B2C (Business-to-Consumer) dargestellt.
| Transaktionsart | Aktueller Regulierungsstatus | Regulatorischer Ausblick |
|---|---|---|
| B2G | Seit April 2020 haben alle Bundes- und Landesvergabebehörden ein System zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch Zentral-, Regional- und Kommunalbehörden implementiert. Unterstützt durch Document Capture. Unterstützt durch Document Output. | Es werden keine Änderungen erwartet. |
| B2B | Die elektronische Rechnungsstellung zwischen B2B-Unternehmen ist durch Peppol eDelivery möglich. Unterstützt von Document Capture Unterstützt von Document Output. | Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen, die der Norm EN16931 entsprechen. Lieferanten können weiterhin Rechnungen in nicht konformen elektronischen Formaten, auf Papier oder im PDF-Format senden. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € ohne Zustimmung des Käufers elektronische Dokumente versenden, auch wenn das Format nicht EN16931-konform ist. Ab Januar 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Dokumente senden und empfangen, die EN16931-konform sind. |
| B2C | Es gibt keine entsprechende Gesetzgebung. | Es werden keine Änderungen erwartet. |
Regionen und Formate
Wichtig zu beachten ist, dass die Einführung einer strukturierten elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland auf regionaler Ebene vorgeschrieben ist. Zur Compliance gehört die Einhaltung der Norm EN16931, die Beachtung portalspezifischer Nutzungsbedingungen und die Erfüllung der Anforderungen der bundesweiten E-Rechnungsverordnung (E-RechV).
Was Sie wissen sollten:
Portalvoraussetzungen - für Unternehmen stehen unterschiedliche Portale zur Verfügung, je nachdem, welcher Behörde sie angehören:
- ZRE-Portal: Bund, Länder und Kreise fordern die Rechnungseinreichung über das ZRE-Portal.
- OZG-RE-Portal - Für Einrichtungen, die dem Bund zugeordnet sind, ist die Rechnungseinreichung über das OZG-RE-Portal erforderlich.
- Regionale Plattformen – trotz zentralisierter Optionen wie ZRE und OZG-RE haben deutsche Regionen die Möglichkeit, ihre eigene lokalisierte Plattform für die elektronische Rechnungsstellung zu definieren. Beispielsweise nutzen folgende Bundesländer weitere lokale Rechnungsportale: Baden-Württemberg, Bayern, Bremen, Hamburg, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Saarland, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein.
XRechnung-Format – das XRechnung-Format basiert auf dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen EN16931. Wenn es im OpenPeppol-Netzwerk registriert ist, kann es an den vorgesehenen Empfänger gesendet werden, unabhängig davon, an welcher staatlichen oder lokalen Plattform sie angehören. Das XRechnung-Format wird grundsätzlich von allen Plattformen akzeptiert.
Verpflichtungen von Lieferanten - als Lieferant müssen Sie im ZRE-Portal registriert sein, auch wenn Sie die Dokumente über Peppol eDelivery versenden.
Am 15.10.2024 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die finale Fassung seines E-Rechnungs-Schreibens veröffentlicht, das viele Inhalte der Entwurfsfassung beibehält, jedoch auch Klarstellungen und Anpassungen enthält. Insbesondere hieß es im Entwurf, dass ein separates elektronisches Postfach erforderlich sei, um die Anforderung für den Empfang elektronischer Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen, während in der endgültigen Version klargestellt wird, dass dies nicht erforderlich ist und die Angabe einer E-Mail-Adresse ausreichend ist. Darüber hinaus wurde nun das E-Rechnungsformat Peppol BIS als Beispiel für zulässige europäische Rechnungsformate aufgenommen, während das zuvor erwähnte italienische Format FatturaPA weggelassen wurde.