Einrichten Avisversand per E-Mail
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E-Mail-Konten
Um E-Mails direkt aus Dynamics 365 Business Central versenden zu können, müssen die E-Mail-Konten hinterlegt sein. Dies ist eine Business Central Standard-Einrichtung, die vorzugsweise mit dem unterstützten Setup E-Mail einrichten vorgenommen wird.
Berichtslayout für den E-Mail-Text anpassen
Für den E-Mail-Text stellen wir Ihnen ein Wordlayout zur Verfügung:
In dem Text sind Steuerzeichen hinterlegt, um Informationen aus der Anwendung zu verwendet. Sie können das Dokument auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Unter https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ui-how-create-custom-report-layout bietet Microsoft weitergehende Hilfestellung zu diesem Thema an.
Hier ein Beispiel dafür, wie später der fertige E-Mail Text eines Lastschrift-Avises aussehen würde. Nur die Signatur wurde nachträglich in dem Word-Dokument angepasst.
Berichtslayout für den E-Mail-Text importieren
Um den Text aus dem Word-Dokument als E-Mail-Text für die Zahlungs- und Lastschriftavise verwenden zu können, öffnen Sie in Business Central die Berichtsauswahl - DYNAMO PAY und wählen als Verwendung die Option Ausgehende Avise. In den Zeilen ist der dazugehörige Bericht angegeben.
Wenn Sie in das Feld Layout-Beschreibung E-Mail-Text klicken, dann öffnet sich die Seite Benutzerdefinierte Berichtslayouts. Dort wählen Sie den Menüpunkt Neu.
Es öffnet sich das Fenster Bearbeiten - Integriertes Layout für einen Bericht einfügen. Sie aktivieren das Feld Word-Layout einfügen und bestätigen mit OK.
Es wird eine Zeile in das Fenster Benutzerdefinierte Berichtslayouts eingefügt. Sie können hier die Beschreibung anpassen und auch wählen, ob dieser Bericht nur für bestimmte Mandanten gelten soll.
Im nächsten Schritt importieren Sie das Word-Dokument über den Menüpunkt Layout importieren.
Nach dem Import verlassen Sie die Seite Benutzerdefinierte Berichtslayouts mit OK.
Damit ist dann auch das Feld Layout-Beschreibung E-Mail-Text in der Berichtsauswahl - DYNAMO PAY gefüllt.
E-Mail-Adressen bei den Debitoren und Kreditoren hinterlegen
Die Zahlungs- und Lastschriftavise werden an Kreditoren bzw. Debitoren versendet. Dazu braucht es entsprechende E-Mail-Adressen im Kreditoren- bzw. Debitorenstamm.
Hierfür wird das Feld E-Mail auf der Kreditoren- bzw. Debitorenkarte genutzt. Sollen die Avise an eine von diesem Feld abweichende E-Mail-Adresse gesendet werden, dann kann diese unter Dokumentenlayouts hinterlegt werden.
Wenn Sie den Menüpunkt Dokumentenlayouts anklicken, dann öffnet sich für diesen Kreditoren/Debitoren das Fenster Bearbeiten - Beleglayouts. Als Verwendung tragen Sie Zahlungsavis ein und als Berichts-ID den Bericht 5352813 Avis (ausg.). Sie tragen eine Empfänger-E-Mail ein und setzen einen Haken in das Feld Für E-Mail-Text verwenden und übernehmen in das Feld Layout-Beschreibung E-Mail-Text das benutzerdefinierte Berichtslayout dieses Berichtes.
